Confidentialité

1. Objet de la présente politique

La présente politique de confidentialité a pour objet d’informer les utilisateurs de la plateforme accessible à l’adresse https://oxyane.evenement360.fr/ sur la manière dont leurs données à caractère personnel sont collectées, utilisées, conservées et protégées dans le cadre de l’organisation de la soirée du CSEC Oxyane.

Le traitement des données personnelles est réalisé conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD – Règlement UE 2016/679) ainsi qu’à la législation française applicable en matière de protection des données personnelles.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données collectées dans le cadre de l’organisation de l’événement et de la gestion des inscriptions est :

COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE CENTRAL UES OXYANE (CSEC OXYANE)
Comité social économique d’entreprise
SIREN : 452 776 164
SIRET : 452 776 164 00033
CS 46154 – 54 rue Marcel Dassault
69740 Genas – France

Le CSEC Oxyane détermine les finalités pour lesquelles les données sont collectées et utilisées dans le cadre de l’organisation de l’événement.

3. Prestataire technique et sous-traitant

La plateforme repose sur la solution Événement360, imaginée et développée par l’Agence DCM.

L’Agence DCM intervient pour le compte du CSEC Oxyane en qualité de prestataire technique et de sous-traitant au sens du RGPD pour les opérations nécessaires à la mise à disposition, au développement, à la maintenance, à la sécurisation et à l’exploitation technique de la plateforme.

Agence DCM
SARL unipersonnelle au capital social de 100 000 €
SIRET : 393 608 690 00052
37 rue Bourgmayer
01000 Bourg-en-Bresse – France

Les données sont hébergées auprès d’OVH SAS, 2 rue Kellermann – 59100 Roubaix – France, dans le cadre de l’infrastructure technique utilisée pour la plateforme.

4. Données personnelles collectées

La plateforme collecte uniquement les informations nécessaires à la gestion des inscriptions, à l’organisation de l’événement et à l’accueil des participant(e)s.

Selon les informations demandées au cours du parcours d’inscription, les données susceptibles d’être collectées comprennent notamment :

• la civilité ;
• le nom et le prénom ;
• la fonction ;
• le site de rattachement ;
• l’adresse e-mail ;
• le numéro de téléphone ;
• la confirmation de la présence ou de l’absence à l’événement ;
• les informations nécessaires concernant les éventuel(le)s accompagnant(e)s ;
• les éventuelles allergies ou contraintes alimentaires renseignées pour le/la participant(e) et ses accompagnant(e)s ;
• les informations relatives au mode de transport lorsqu’elles sont demandées dans le cadre de l’organisation de l’événement ;
• les données techniques strictement nécessaires au fonctionnement et à la sécurité de la plateforme.

Les informations demandées dans le formulaire sont destinées à permettre au CSEC Oxyane d’organiser l’événement, de suivre les inscriptions et de préparer l’accueil des personnes inscrites.

5. Données relatives aux accompagnant(e)s

Lorsqu’un(e) participant(e) indique venir accompagné(e), il ou elle peut être amené(e) à renseigner certaines informations concernant son ou ses accompagnant(e)s, notamment leur civilité, leur nom, leur prénom ainsi que leurs éventuelles allergies ou contraintes alimentaires.

Le/la participant(e) qui communique les informations d’un(e) accompagnant(e) est invité(e) à s’assurer que cette personne a été informée de la transmission de ses données au CSEC Oxyane dans le cadre de l’organisation de l’événement et de l’existence de la présente politique de confidentialité.

Ces informations sont utilisées uniquement pour enregistrer la participation des personnes concernées et permettre leur prise en compte dans l’organisation et l’accueil lors de l’événement.

6. Allergies et contraintes alimentaires

Dans le cadre de l’organisation du cocktail dînatoire et afin de permettre la prise en compte des besoins signalés par les participant(e)s, la plateforme permet de renseigner des informations relatives aux allergies ou contraintes alimentaires.

Selon leur nature, certaines informations relatives aux allergies peuvent révéler des informations concernant la santé et relever à ce titre des catégories particulières de données personnelles bénéficiant d’une protection renforcée au titre du RGPD.

Ces informations ne sont demandées que lorsqu’elles sont utiles à l’organisation de l’événement. Lorsqu’une information relevant d’une catégorie particulière de données est renseignée, son traitement est réalisé sur la base du consentement explicite de la personne concernée. La personne reste libre de ne pas communiquer une information facultative, sous réserve des conséquences que cette absence d’information pourrait avoir sur la capacité de l’organisateur à prendre en compte la contrainte concernée.

Les informations renseignées à ce titre sont utilisées exclusivement pour les besoins liés à l’organisation de l’événement et ne sont pas utilisées à des fins commerciales, publicitaires ou de profilage.

7. Finalités des traitements

Les données collectées par l’intermédiaire de la plateforme sont susceptibles d’être utilisées pour les finalités suivantes :

• permettre l’inscription à l’événement ;
• enregistrer la participation ou la non-participation des personnes sollicitées ;
• gérer les éventuel(le)s accompagnant(e)s ;
• prendre en compte les informations utiles à l’organisation de l’accueil et du cocktail dînatoire ;
• prendre en compte les informations relatives au transport lorsqu’elles sont demandées ;
• permettre au CSEC Oxyane de suivre et piloter les inscriptions ;
• adresser les e-mails nécessaires à la confirmation et au suivi de l’inscription ;
• permettre la préparation et l’organisation de l’accueil des participant(e)s le jour de l’événement ;
• répondre aux demandes adressées par les utilisateurs par l’intermédiaire de la plateforme ;
• assurer le fonctionnement, la maintenance et la sécurité technique de la plateforme.

Les données collectées sur la plateforme ne sont pas utilisées à des fins de prospection commerciale, de publicité ciblée ou de profilage marketing.

8. Bases juridiques des traitements

Les traitements mis en œuvre dans le cadre de la plateforme reposent, selon leur nature et leur finalité, sur les bases juridiques prévues par la réglementation applicable.

Les données nécessaires à la gestion de la participation et à l’organisation de l’événement sont traitées dans le cadre des missions et activités du CSEC Oxyane et pour les besoins de l’organisation de la soirée.

Lorsque le traitement porte sur des informations relevant d’une catégorie particulière de données personnelles, notamment certaines informations relatives aux allergies susceptibles de révéler l’état de santé d’une personne, le traitement repose sur le consentement explicite de la personne concernée, conformément aux dispositions applicables du RGPD.

Lorsque le traitement est fondé sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment, sans remettre en cause la licéité des traitements effectués avant son retrait.

9. Caractère obligatoire ou facultatif des informations

Les informations identifiées comme obligatoires dans le formulaire sont nécessaires à l’enregistrement et au traitement de l’inscription ou à la gestion de la participation à l’événement.

À défaut de renseigner une information obligatoire, la plateforme peut ne pas être en mesure d’enregistrer ou de finaliser l’inscription concernée.

Les informations facultatives permettent de compléter l’inscription ou de faciliter l’organisation et l’accueil des participant(e)s. Leur absence n’empêche pas nécessairement la validation de l’inscription, sauf lorsque l’information est indispensable à la prise en compte d’une demande particulière exprimée par la personne concernée.

10. Destinataires des données

Les données collectées sont accessibles uniquement aux personnes et organismes ayant besoin d’en connaître dans le cadre de l’organisation, de la gestion ou du fonctionnement technique de l’événement et de la plateforme.

Peuvent ainsi avoir accès aux données, dans la limite de leurs attributions respectives :

• les personnes habilitées au sein du CSEC Oxyane chargées de l’organisation et du suivi de l’événement ;
• l’Agence DCM, exclusivement dans le cadre de ses missions techniques et de son rôle de sous-traitant ;
• OVH, en qualité de prestataire d’hébergement de l’infrastructure technique.

Les données personnelles ne sont ni vendues, ni louées, ni commercialisées auprès de tiers.

11. Durée de conservation

Les données collectées dans le cadre des inscriptions sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à l’organisation, au déroulement et au suivi de l’événement.

La durée maximale de conservation des données liées aux inscriptions est fixée à 6 mois. Les données sont supprimées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires à l’organisation de l’événement et, en tout état de cause, au terme de cette durée maximale, sous réserve d’une obligation légale imposant exceptionnellement leur conservation pendant une durée différente.

Les informations relatives aux allergies ou contraintes alimentaires n’ont pas vocation à être conservées au-delà de la période nécessaire à l’organisation et au déroulement de l’événement.

12. Hébergement et localisation des données

La plateforme est hébergée sur une infrastructure exploitée auprès d’OVH SAS, 2 rue Kellermann – 59100 Roubaix – France.

Le CSEC Oxyane et l’Agence DCM veillent, dans le cadre de leurs responsabilités respectives, à recourir à des prestataires présentant des garanties appropriées en matière de protection et de sécurité des données personnelles.

Aucun transfert volontaire des données collectées par la plateforme vers un pays situé en dehors de l’Union européenne n’est prévu dans le cadre du fonctionnement décrit par la présente politique.

13. Sécurité et confidentialité

Des mesures techniques et organisationnelles sont mises en œuvre afin de protéger les données personnelles contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé.

La plateforme utilise notamment le protocole sécurisé HTTPS afin de protéger les échanges de données entre le navigateur de l’utilisateur et le Site. L’accès aux fonctionnalités d’administration et de pilotage est réservé aux personnes habilitées.

L’Agence DCM met en œuvre, dans le cadre de ses missions techniques, les mesures nécessaires au maintien, à la sécurisation et à la maintenance de la plateforme et de son environnement d’hébergement.

Malgré les précautions mises en œuvre, aucun système informatique ou moyen de transmission électronique ne permet de garantir une sécurité absolue. En cas de violation de données personnelles, les mesures prévues par la réglementation applicable seront mises en œuvre par le responsable du traitement avec le concours, le cas échéant, de ses sous-traitants.

14. Cookies et traceurs

La plateforme utilise uniquement les cookies et dispositifs techniques strictement nécessaires à son fonctionnement, notamment ceux susceptibles d’être utilisés par WordPress ou par les fonctionnalités indispensables au fonctionnement, à la sécurité et aux formulaires du Site.

Ces cookies peuvent notamment permettre d’assurer le fonctionnement d’une session, la sécurité de la plateforme, la mémorisation de certains paramètres techniques ou le bon fonctionnement du parcours d’inscription.

La plateforme n’utilise pas Google Analytics, ni de solution équivalente destinée à mesurer l’audience à des fins publicitaires ou marketing. Aucun cookie n’est utilisé pour établir un profil publicitaire des utilisateurs.

L’utilisateur peut configurer son navigateur afin de supprimer ou bloquer certains cookies. Le blocage des cookies strictement nécessaires peut cependant empêcher ou dégrader le fonctionnement de certaines fonctionnalités de la plateforme.

15. Vos droits

Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, toute personne concernée dispose, selon les conditions prévues par le RGPD et selon la base juridique du traitement, des droits suivants :

• un droit d’accès à ses données personnelles ;
• un droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• un droit à l’effacement de ses données dans les conditions prévues par la réglementation ;
• un droit à la limitation du traitement dans les cas prévus par le RGPD ;
• un droit d’opposition lorsque les conditions prévues par la réglementation sont réunies ;
• un droit à la portabilité des données lorsque celui-ci est applicable ;
• le droit de retirer son consentement à tout moment pour les traitements fondés sur celui-ci.

L’exercice de ces droits peut être soumis aux conditions et limitations prévues par la réglementation applicable.

16. Exercice de vos droits

Le CSEC Oxyane étant responsable du traitement des données collectées dans le cadre de l’événement, les demandes relatives à l’exercice des droits doivent lui être adressées.

Les coordonnées spécifiques permettant l’exercice de ces droits seront communiquées sur la plateforme dès leur validation par le CSEC Oxyane.

Lorsqu’une demande est formulée, des informations complémentaires permettant de vérifier l’identité du demandeur peuvent être sollicitées lorsqu’il existe un doute raisonnable sur son identité. Une copie d’un justificatif d’identité ne sera demandée que lorsque cette vérification est nécessaire et proportionnée.

La personne concernée dispose également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) si elle estime que le traitement de ses données personnelles n’est pas conforme à la réglementation applicable : www.cnil.fr/fr/plaintes.

17. Modification de la politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité peut être mise à jour afin de tenir compte d’une évolution du fonctionnement de la plateforme, de l’organisation de l’événement ou des dispositions légales et réglementaires applicables.

La version publiée sur la plateforme est celle applicable au moment de sa consultation. Les utilisateurs sont invités à la consulter régulièrement, notamment avant de transmettre des informations personnelles par l’intermédiaire du Site.